Mit nur sieben Mitarbeitenden 16.000 Kunden managen – das ist eine Herausforderung, die der Nordland.Shop jeden Tag bewältigen muss. Wie viele kleine E-Commerce Anbieter steht der Spezialist für handgemachte Produkte aus Skandinavien vor der Aufgabe, die Kundenkommunikation mit begrenzten Ressourcen zu meistern. Seine Lösung: klassische Briefpost, die digital erstellt wird. Der Nordland-Shop nutzt dafür ein cleveres Tool – der E-POST-MAILER verbindet die Hochwertigkeit des Briefs mit der Schnelligkeit und dem Kostenvorteil einer E-Mail.
Ein Onlineshop, der mit klassischer Geschäftspost kommuniziert – für Franziska Book, Mitglied der Geschäftsführung von Nordland, ist das kein Widerspruch. Ganz im Gegenteil: "Bei der Kommunikation in einem Nischenmarkt spielt der Brief eine wichtige Rolle, da dieser seriös wirkt und entsprechend häufig geöffnet wird", sagt sie. Darüber hinaus passe die Wertigkeit eines Briefs gut zu handgemachten und fair produzierten Produkten. Und es gibt weitere Vorteile, die der klassische Brief mit sich bringt:
- 71 % der Deutschen erhalten wichtige geschäftliche Dokumente lieber auf Papier (laut einer Studie des Marktforschungsinstituts Sinus im Auftrag des Deutschen Instituts für Vertrauen und Sicherheit im Internet (DIVSI))
- 70 % schreiben bei offiziellen Anliegen lieber einen Brief als eine E-Mail, damit wird dem Brief mehr Wichtigkeit und Bedeutung zugeschrieben
- Brief-Post geht weit weniger unter als Informationen oder Dokumente, die per Mail versandt werden
Der hybride Briefversand: das Beste aus zwei Welten
Trotz aller Vorteile hätte sich der Nordland.Shop ohne den E-POST-MAILER vermutlich nicht für die Kommunikation per Brief entschieden. Drucken, Kuvertieren, Frankieren, zur Post bringen – dieser Aufwand wäre für ein kleines Team kaum zu stemmen gewesen. Doch genau das entfällt beim hybriden Briefversand komplett. Ursprünglich wurde das Tool für Geschäftspost wie Rechnungen, Mahnungen, Lohnabrechnungen oder andere persönliche Korrespondenz entwickelt. Franziska Book und ihre Kolleginnen und Kollegen erkannten jedoch sein Potenzial als praktische Lösung für andere Kommunikationsaufgaben. Denn durch die Digitalisierung vieler Arbeitsschritte wird der Prozess günstiger und auch einfacher. Rund 60 Prozent der Kosten lassen sich auf diese Weise sparen – und hier ist das Porto bereits mit einbezogen.
Einfache Kundenkommunikation in drei Schritten
Franziska Book ist von der Nutzerfreundlichkeit des Tools überzeugt: "Registrieren und Einrichten sind kinderleicht, das Handling ebenso". Tatsächlich lässt sich das Erstellen von Briefen in drei digitalen Schritten erledigen:
- Einmalig registrieren, die Software gratis herunterladen und aktivieren.
- Den Brief schreiben und gestalten oder ein bereits fertiges Dokument hochladen und öffnen.
- Adressaten auswählen und den Brief mit einem Klick verschicken. Alle "analogen" Schritte wie Kuvertieren, Frankieren und der Gang zum Briefkasten bzw. zur Postfiliale entfallen.
Die Deutsche Post übernimmt Ausdruck und Zustellung – und das klimaneutral. Letzteres ist für den Nordland.Shop durchaus relevant. Denn es ist wichtig für die eigene Glaubwürdigkeit, dass sich eine nachhaltige Ausrichtung auch in den Kommunikationsmaßnahmen widerspiegelt.
Für den Nordland.Shop gestaltete sich der Start mit dem E-POST-MAILER weitgehend reibungslos. Zu Beginn gab es eine Nachfrage bezüglich des Datei-Formats, doch hier stand die Deutsche Post den Anwender:innen zur Seite, sodass schnell weitergearbeitet werden konnte. Als erste Brief-Post verschickte der Shop individuelle Anschreiben mit passgenauen Informationen und einem QR-Code, der zum Shop führte. So wurden digitale und analoge Welten elegant miteinander verbunden.
Der E-POST-MAILER – perfekt für kleine Unternehmen
Für den Nordland.Shop hat sich der Einsatz des hybriden Briefversands gelohnt. Auf die Frage nach den entscheidenden Vorteilen verweist Franziska Book besonders auf die geringen Kosten für Porto und Material und die Möglichkeit, mit vergleichsweise geringer Manpower ganz flexibel eine große Anzahl an Briefen zu versenden. Hinzu kommt die Nutzerfreundlichkeit des Tools, das sich von jedem Standort aus einsetzen lässt. All das sind Faktoren, die gerade für kleine Unternehmen von großer Bedeutung sind. Denn mit der Professionalisierung und Automatisierung in der Kundenkommunikation lässt sich ein echter Wettbewerbsvorteil erzielen. Dem Nordland.Shop ist das in jedem Fall gelungen.
Wie effizient und nachhaltig auch Sie mit dem E-POST-MAILER Geschäftsbriefe versenden können, lesen Sie im Leitfaden für den innovativen Briefversand.