verfasst von Jana Franke
Das Non-Plus-Ultra innerhalb des elektronischen Austausches von verschiedenen Geschäftsunterlagen stellt gerade die elektronische Rechnung dar. Bei dieser müssen noch umfangreichere sowie gesetzliche Anforderungen erfüllt werden, als bei seinem Pendant in Papierform.
Bei der Aufbewahrung von Rechnungen ist zwischen Belegen in Papierform und elektronischen Belegen zu unterscheiden. Es gilt der Grundsatz, dass alle Belege zunächst in der Form aufzubewahren sind, in der diese zugegangen oder erstellt wurden. Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen nach § 14 Abs. 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Wenn papierbasierte Originale durch elektronische Rechnungen abgelöst werden, ist es von entscheidender Bedeutung, weiterhin steuerkonform zu bleiben. E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, grundsätzlich 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres der Rechnungsausstellung aufzubewahren.
Bisher wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren verwendet wurden (Electronic Data Interchange, elektronischer Datenaustausch). Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen sind gegenüber der bisherigen Rechtslage deutlich reduziert worden. Nunmehr können unter anderem auch Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Elektronische Belege, wie Rechnungen oder jüngst auch Kontoauszüge, sind zwingend elektronisch aufzubewahren. Dies gilt auch für E-Mails, sofern diese Informationen enthalten (beispielsweise als elektronischer Handelsbrief). Reine Transport-E-Mails ohne Informationen (wenn die E-Mail lediglich den Briefumschlag ersetzt) brauchen nicht gespeichert werden. Werden Papierbelege elektronisch verarbeitet, sind diese zwingend elektronisch aufzubewahren. Bestimmte Dokumente, wie zum Beispiel Zollpapiere mit fluoreszierendem Original-Stempel, sind jedoch weiterhin in Papierform zu archivieren.
Durch die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsverkehr (E-Rechnung, E-Invoicing) können sowohl auf Seiten des Rechnungsversenders, als auch des Empfängers Kosten gesenkt und Effizienzgewinne entlang des Rechnungsprozesses generiert werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Verwaltungsvereinfachung, Bürokratieabbau, bessere Datenqualität, schnellere Abwicklung der Zahlungen sowie Förderung der ökologischen Nachhaltigkeit.
Ein wichtiger Schritt zu einer flächendeckenden Implementierung der E-Rechnung ist das am 13. Juli 2017 vom Bundeskabinett verabschiedete E-Rechnungs-Gesetz der Bundesregierung. Das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen zielt darauf, die Rechnungsstellung an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung durch private Unternehmen in elektronischer Form zu ermöglichen. Unter Zugzwang sind zunächst die Bundesministerien und die Verfassungsorgane (ab dem 27. November 2018) und ein Jahr später, also ab dem 27. November 2019, auch die übrigen öffentlichen Auftraggeber. Diese dürfen von da an – abgesehen von definierten Ausnahmefällen – keine Papierrechnungen mehr annehmen. Für die private Wirtschaft stellt sich nicht die Frage ob, sondern wie und bis wann man auf den elektronischen Rechnungsaustausch umstellen sollte.
Eine elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments vom 16. April 2014 ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatisierte und elektronische Verarbeitung ohne Medienbruch möglich ist. Bilddateien, eingescannte Papierrechnungen oder reine PDF stellen somit keine elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie dar. Die EU-Kommission hat die zuständige Europäische Normungsorganisation CEN mit der Erarbeitung einer europäischen Norm für die Elektronische Rechnung beauftragt. Im Sinne dieser Norm wurde von der öffentlichen Verwaltung ein nationaler Verwaltungsstandard XRechnung zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen definiert, welcher seinerzeit auf den in der Wirtschaft bereits genutzten ZUGFeRD verweist. Eine Rechnung ist konform zum Standard XRechnung, wenn sie in Form eines XML Dokumentes ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format bietet gegenüber dem ZUGFeRD aber deutlich eingeschränkte Möglichkeiten. ZUGFeRD ist nämlich ein hybrides Format, welches sowohl den strukturierten Rechnungsdatensatz im XML-Format als auch ein menschenlesbares PDF-Abbild der Rechnung enthält. Anwender sollen die Rechnung ohne aufwendige Hilfsmittel oder Darstellungswerkzeuge lesen können. Durch die Einbettung der XML, in die PDF-Datei, ist eine eindeutige Zuordnung zwischen Abbild und Daten sichergestellt. Der Empfänger einer Rechnung im ZUGFeRD-Format entscheidet selbst: Er kann die Rechnung als PDF lesen oder die Rechnungsdaten aus der beiliegenden XML-Datei maschinell einlesen und verarbeiten. Es bleibt also abzuwarten, ob die Verwaltung auch hybride Rechnungen akzeptieren wird, deren XML-Teil alleine akzeptiert werden würde. Anderenfalls kann es noch interessant werden, wenn die öffentliche Verwaltung auch an Unternehmen und Bürger elektronische Rechnungen für Ihre Gebühren und Dienstleistungen ausstellen wird.