verfasst von Philipp Feuerherm
Liebe Leser, liebe (neue) Azubis,
seit dem 1. August 2014 ist der Kaufmann für Büromanagement ein neuer und anerkannter Ausbildungsberuf, welcher sich aus dem Bürokaufmann/frau, dem Kaufmann/frau für Bürokommunikation und dem Fachangestellten/in für Bürokommunikation zusammensetzt und viele Inhalte vereint. So lernt man in der dreijährigen Ausbildung vor allem interessante Dinge wie kaufmännische Steuerung und Kontrolle, Personalwirtschaft, Verwaltung und Recht oder Marketing und Vertrieb sowie viele anderen Themen, die ein sehr gutes Fundament darstellen, um sich nach der Ausbildung auch in einem spezifischeren Bereich weiterentwickeln zu können. Neu in dieser Berufsausbildung ist auch, dass der Unterricht nicht mehr in Fächern stattfindet, sondern in 13 verschiedenen Lernfeldern, welche jeweils 1 - 2 Halbjahre andauern und im anschließenden Schuljahr wechseln. Eine weitere Neuerung sind auch die Wahlqualifikationen. Der Betrieb wählt zwei von zehn Lernfelder (hier kann zum Beispiel zwischen Assistenz und Sekretariat, Verwaltung und Recht, Öffentliche Finanzwirtschaft uvm. ausgesucht werden) aus und in den jeweiligen Qualifikationen arbeitet man intensiver und wird in der mündlichen Prüfung von der IHK oder HK (Handwerkskammer) in einem der beiden Lernfelder geprüft.
In diesem Blogbeitrag soll es aber nicht darum gehen, den Beruf zu erklären, sondern vielmehr darum, von meinen eigenen Erfahrungen zu berichten und den ein oder anderen Interessenten in seinem Berufswunsch zu stärken. Oder um jetzigen Azubis mal zu zeigen, dass man noch viel mehr ist als nur der nette Kaffeekocher von nebenan.
Kurz zu mir: Mit 20 Jahren habe ich am 1. September 2014 meine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement beim Bundesverband E-Commerce und Versandhandel Deutschland e.V. (bevh) angefangen. Am 28. Juni 2017 habe ich ausgelernt und bin seither als Teamassistent angestellt.
Ich kann mich noch gut daran erinnern, als ich damals beim bevh angefangen habe. Aufgeregt und nervös war ich, da ich nicht wusste, ob der Beruf zu 100 Prozent zu mir passt. Und ob ich den Anforderungen des Verbandes entspreche, wusste ich auch nicht. Ich hatte damals noch nicht viel Selbstvertrauen. Am Anfang muss einem aber auch selber klar sein, dass noch kein Meister vom Himmeln gefallen ist und man eben, auch wenn man sich vorher schon mit Office-Programmen beschäftigt hat, nicht viel kann. Zuerst werden einem sowieso immer die Basics beigebracht. Das geht vom „richtigen“ telefonieren (was sage ich wem, wie sage ich es, was darf ich wem sagen?), über die Bearbeitung der Post und deren Ablage, falzen von Papieren bis hin zur Bearbeitung vom Postordner. Ganz essentielle Sachen, auf die man bei den späteren Tätigkeiten aufbauen kann und die einfach im Bereich Büromanagement dazugehören.
Wie ich bereits geschrieben habe, ist man nicht der Kaffeekocher. Nicht nur. Aber zu einem Büromanagement gehört auch dies dazu. Dessen sollte sich jeder klar sein.
Während meiner Ausbildung habe ich viele anspruchsvolle Aufgaben übernommen, die nicht nur Spaß gemacht haben, sondern mich auch persönlich geprägt sowie weitergebracht haben.
Es gab kleinere und größere Projekte, aber auch Tätigkeiten die ich über einen längeren Zeitraum erledigt habe. Meine Aufgaben waren unter anderem die Terminierung und Reiseplanung für die Kollegen, die Bearbeitung der Post sowie deren Verteilung oder auch die Bearbeitung unseres Sekretariatsordners. Hier finden sich dann auch die Basics wieder, welche man als Assistenzkraft immer wieder benötigt und im späteren Job auch sicherlich wieder anwenden wird. Mit der Zeit und der gewonnenen Erfahrungen, wurden die Aufgaben auch größer und anspruchsvoller. Beispielsweise habe ich unsere Arbeitskreise geplant oder bei der Planung unterstützt. Das bedeutete unter anderem, verschiedene Teilaufgaben wie die Abstimmung mit den Teilnehmern über den richtigen Sitzungstermin, das Versenden der Save the Dates und Einladungen, das Schreiben der Agenda, das Buchen von Hotelkontingenten und vieles mehr. Beim bevh war ich der sogenannte „Schatzmeister“. Das heißt, ich habe die Verantwortung für die Kasse übernommen, Geld ausgezahlt falls ein Kollege etwas ausgelegt hat, Belege für die Buchhaltung vorkontiert, Eigenbelege ausgestellt sowie die Ablage dafür übernommen. Später war ich dann auch für das Bestellen der Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien verantwortlich. Und all das findet sich in der täglichen Büroarbeit wieder. Zum Ende meiner Ausbildung habe ich angefangen unsere Buchhaltung beim Fakturieren und Mahnen zu unterstützen. Das waren Tätigkeiten, welche mir besonders viel Spaß und Freude bereitet haben.
Während meiner Ausbildung gab es einige Höhepunkte. 2015 habe ich eine große Veranstaltung mitgeplant. Hier habe ich sehr viele Gespräche mit den Teilnehmern, im Vorfeld und während der Veranstaltung, geführt und bei allen Fragestellungen musste ich Rede und Antwort stehen. Das war, gerade für mein Selbstbewusstsein, eine lehrreiche und tolle Erfahrung. Zusätzlich musste ich mich um die Erstellung der Flyer kümmern und sollte noch eine Firma finden, die für die Dokumente, die wir an die Teilnehmer herausgeben wollten, Taschen aus recycle baren Materialien produziert. Für dieses Projekt war ich komplett allein verantwortlich. Ich bin dann mit einer Einrichtung für Behinderte in Kontakt getreten, welche so etwas können. Der Kontakt war toll, ich habe sehr viel gelernt und das Ergebnis macht mich immer noch stolz.
Bei einer anderen Veranstaltung habe mit den Auszubildenden der Otto Group sichergestellt, dass alles seinen gewohnten Gang geht und falls Probleme aufgetreten sind, habe ich das gemeinsam mit den Anderen schnell gelöst. Die NEOCOMin Düsseldorf durfte ich auch besuchen und konnte vor Ort viele Eindrücke darüber sammeln, was im Handel beziehungsweise im E-Commerce gerade „in“ ist und wo gegenwärtige und/oder zukünftige Trends liegen. Die Party am Abend war dann auch ganz cool.
Bei unserem Mitgliedsunternehmen DetlevLouis durfte ich ein zweiwöchiges Praktikum absolvieren. Hier konnte ich tolle Einblicke in die Geschäftsprozesse gewinnen. Ich durfte in jede Abteilung „reinschnuppern“ und habe „mitgearbeitet“. Unter anderem habe ich beim Kommissionieren von Artikeln im Lager, sowie beim Packen von Paketen und Päckchen im Versandzentrum, geholfen. In der SEO-Abteilung habe ich gelernt, wie wichtig Content ist und welche Keywords man für die jeweiligen Produkte setzen sollte. Darüber hinaus war ich zwei Tage in einer Filiale von Louis. Ich habe sehr nette Mitarbeiter kennengelernt und durfte am Ende des zweiten Tages dort sogar mit einem Kollegen einen Kunden beraten. Da Louis ein eigenes Schulungszentrum hat, konnte ich dort übernachten und habe am Wochenende das wunderschöne Hamburg erkundet.
Bei unserer jährlichen, großen Pressekonferenz war ich auch immer dabei. Meine Aufgaben haben alle Bereiche umfasst. Liegt alles am richtigen Fleck, funktioniert die Technik, sind die Druckunterlagen ausreichend bis hin zur Begrüßung der Gäste. Das hieß dann eben auch, ganz früh aufstehen, hin und her rennen, Augen aufhalten, alles mitmachen - aber dann, wenn alles vorbei war - entsprechend auch früh Feierabend.
Wie ihr seht, beinhaltet der Job doch viel mehr, als nur Kaffee kochen. Er ist sehr facettenreich und kann auch als Sprungbrett in eine spezifischere Richtung dienen. Man muss sich eben nur darauf einlassen, lernen wollen, aber auch mal Aufgaben machen, die man nicht so sehr mag. Vor allem heißt es aber, die Chancen der Ausbildung zu nutzen und alle Eindrücke und Erfahrungen, Hinweise und Tipps mitzunehmen.
Ich hoffe, ich konnte Euch einige spannende Punkte aus meiner Ausbildung zeigen.
Viele Grüße
Philipp
Anmerkung bevh: Lieber Philipp, wir wünschen Dir von Herzen alles Gute für Deine berufliche und private Zukunft. Und ab heute einen ganz tollen Start bei der Deutschen Gesellschaft für Neurologie.