#bevh_Generationsprojekt - Folge 6: MAC IT-Solutions - Transformation beginnt in den Köpfen

In unserer Reihe "#bevh_Generationsprojekt" zeigen wir, wie Generationswechsel im Unternehmen oder in der Technologie, in der Organisation und nicht zuletzt bei den Kunden zu Innovation im E-Commerce & Versandhandel geführt haben. Innovationen, die das Verkaufen „auf Distanz“ zum Motor des gesamten Handels gemacht haben. Viel Spaß dabei!
 

Innovation ist ein großes Wort, unter das Vieles fällt, was viel verändert hat. Wir bei der MAC haben uns auch verändert. Wir haben unsere komplette Team-Struktur und damit auch die Arbeitsweisen umgestellt – und uns damit neu erfunden. Aida Dia, Director Project Management, und Jörn Fischer, Director of Customer Management, haben diese zukunftsgerichtete Transformation gemeinsam mit vielen weiteren schlauen Köpfen angestoßen, geplant und durchgeführt. Und die MAC als gesamtes Unternehmen hat dabei einige wertvolle Erkenntnisse gewonnen.

Die MAC ist seit mehr als 20 Jahren ein etablierter Partner für ERP-Systeme im E-Commerce und in dieser Zeit stetig gewachsen. Aus den anfangs 30 Mitarbeitenden wurden im Jahr 2019 120 Kolleg:innen, mehrheitlich Softwareentwickler:innen. Bis vor drei Jahren wurden die Kapazitäten und Ressourcen der Entwickler:innen zentral verwaltet und geplant, auf wöchentlicher Basis und mit einer Excel-Tabelle. Dieses Modell ließ sich bis zu einer gewissen Größe skalieren und sorgte für eine hohe Kontrolle und Übersicht, hatte aber auch zum Nachteil, dass unsere Entwickler:innen jede Woche unterschiedliche Aufgaben für unterschiedliche Kunden erledigten und sehr kleinteilig arbeiteten.

Und so machten sich Aida und Jörn zusammen mit weiteren Kolleg:innen im Frühjahr 2019 daran, eine neue Teamstruktur zu entwerfen. Die Idee, die Softwareentwicklung und -betreuung in kleinen, agil arbeitenden Teams zu organisieren, bestand schon eine Weile und konnte nun dank der Unternehmensgröße realisiert werden. Nach fast sechs Monaten Planung und zahlreichen Vorgesprächen mit allen Beteiligten begann im November 2019 die entscheidende Phase der Umsetzung. Aus dem großen Pool mit vielen Mitarbeitenden wurden kleine Teams von fünf bis sieben Personen mit je einem Team Lead. Unsere neue Teamstruktur war jedoch nur der Anfang unserer Transformation.

Von der neuen Teamstruktur hin zum agilen Arbeiten

Mittlerweile genießen die neu strukturierten Teams viele Freiheiten, da sie über ihre Arbeitsweisen individuell entscheiden können, um gezielt auf die Bedürfnisse und Besonderheiten der jeweiligen Kundensituation einzugehen. Mit agilen Methoden (z.B. Scrum) haben die Teams der Neukundenprojekte, der Bestandskunden und der Produktentwicklung Wege gefunden, ihre Prozesse und Arbeitsweisen eigenverantwortlich in die Hand zu nehmen. Mit der Freiheit, als Team die eigene Arbeit selbstständig zu organisieren, kommt aber auch eine wachsende Verantwortung: „Freiheit und Verantwortung sind ein unzertrennbares Paar“, bringt Jörn es auf den Punkt.

Die einzelnen Prozesse der täglichen Arbeit in den Teams umzustellen, fängt dabei bei den Menschen an und nicht etwa bei den Methoden: „Scrum hängt nicht an Tools, Scrum hängt in Köpfen und ist eine Einstellung und Philosophie. Das Umdenken muss in den Köpfen stattfinden und es ist egal, wie agiles Arbeiten schlussendlich umgesetzt wird“, erklärt Aida. Im Kern geht es vor allem darum, die Philosophie des agilen Arbeitens auch zu leben und zugleich etablierte Gewohnheiten sowie erlernte Arbeitsprozesse langsam und umfangreich anzupassen.

Welche Erkenntnisse wir aus der Transformation gewonnen haben

Die komplette Struktur und Arbeitsweise eines Unternehmens zu ändern, ist kein leichtes Unterfangen. Doch der umfangreiche Change-Prozess hin zum agilen Arbeiten in dezentral organisierten Teams hat uns einige wichtige Erkenntnisse und Mehrwerte gebracht:

• Agiles Arbeiten funktioniert nur, wenn die Team Leads auf der einen Seite ihren Mitarbeitenden Vertrauen schenken sowie Verantwortung abgeben und die Teammitglieder auf der anderen Seite diese zusätzliche Verantwortung übernehmen. Wir schaffen einen vertrauensvollen Rahmen, in dem sich alle Teammitglieder offen einbringen können, eigenverantwortlich arbeiten und gemeinsam Entscheidungen treffen. Durch die große Verantwortung und intensive Einbindung der Teammitglieder entsteht eine starke Identifikation sowohl mit dem gesamten Team als auch mit den Themen und den Kunden. Dies festigt das WIR-Gefühl, die Mitarbeitenden fühlen sich noch mehr als ein Teil des Unternehmens und identifizieren sich stärker mit dessen Werten.
   
• Agile Arbeitsmethoden lassen sich nicht von heute auf morgen umsetzen, vielmehr dauert es seine Zeit, bis die Mehrwerte der Umstellung sichtbar werden. Sie bringen einen fundamentalen Wechsel der Unternehmensphilosophie mit sich und bedeuten Veränderungen: Verhaltensänderungen, neue Rollen sowie eine andere Arbeitsweise. Es bedarf intern ein Höchstmaß an Kommunikation, um alle Beteiligten an Bord zu holen. Daher haben wir bereits von Beginn an den Änderungsprozess intensiv kommuniziert und diesen transparent gehalten, um alle Mitarbeitenden über den aktuellen Stand zu informieren, mögliche Ängste zu nehmen und Skepsis abzubauen. Hierbei ist vor allem viel Fingerspitzengefühl gefragt.
   
• Die Zusammenarbeit mit unseren Kunden ändert sich grundlegend. Strukturiertere Anforderungen, schlankere Abstimmungsprozesse und gemeinsam iterativ erarbeitete Lösungen sorgen für einen engeren Austausch. So finden wir gemeinsam mit unseren Kunden genau den richtigen Weg zum richtigen Ergebnis. Das zeigt sich auch in der Kundenzufriedenheit: Durch die Fokussierung auf gezielte Kundensituationen sind die Absprachen spürbar einfacher und die Qualität der Zusammenarbeit verbessert sich insgesamt deutlich.
   
• Jedes Team konzentriert sich auf eine bestimmte Anzahl an Kunden und kennt diese daher umso besser. So gibt es kürzere Rüstzeiten und dafür eine stetig wachsende Expertise in den Teams. Auch Jahre nach der Einführung eines Backend-Systems pflegen wir eine intensive Beziehung zu unseren Kunden, geprägt durch einen regelmäßigen Austausch.

Die wohl allerwichtigste Erkenntnis, die wir aus unserer Transformation mitgenommen haben, ist jedoch: „Wir müssen im Blick behalten, dass es in der Transformation um Menschen geht.“ (Anika, Scrum Master & Agile Coach)

Ein Blick in die Zukunft

Die Transformation in Richtung agiles Arbeiten ist selbst ein agiler Vorgang mit iterativen Prozessen, kleinen Schritten und inkrementellen Veränderungen. Unsere neue Teamstruktur und auch die agile Arbeitsweise sind daher nicht in Stein gemeißelt. Durch Lessons-Learned-Veranstaltungen gestalten wir einen aktiven Wissensaustausch und ermöglichen eine kontinuierliche Weiterentwicklung, denn eine agile Transformation ist für alle Beteiligten eine Lernreise, die nie endet. So bleiben wir als Unternehmen ein leistungsstarker Partner, dem Sie Ihr Backend anvertrauen und auf den Sie sich verlassen können.